Vyhněte se pokutám! Reportujte DPH a KH 100% správně

IDPH2 malá chyba může způsobit velké potíže. Přitom stačí pár kliků, abyste si byli jisti, že máte vše 100% správně. Jak? Snadno! Poradíme vám, jak na to…

Při reportování DPH či měsíčního kontrolního hlášení může i drobný omyl znamenat nemalou pokutu. Je tedy v našem zájmu, aby veškeré informace seděly tak, jak mají. Pokud generujete DPH do xml formátu pro více klientů, oceníte jednoduchou aplikaci XML reader, která vám jednoduše umožní zkontrolovat výsledné přiznání a vyhnout se chybám. Ušetříte spoustu času a výsledek bude přesně takový, jaký musí být.

DPH1Mezi naše klienty patří společnosti, které zpracovávají stovky přiznání a potřebují dodávat bezchybné výstupy. A právě díky naší jednoduché desktopové aplikaci XML reader, která umožňuje rychle kontrolovat vygenerované xml soubory s DPH informacemi, šetří nejen náklady a čas, ale také případné problémy vznikající ze selhání lidského faktoru.

Pokud má i vaše firma desítky či stovky zaměstnanců, určitě víte, že procesy mohou být komplikované. Proto je vždy potřeba přidat spolehlivou závěrečnou kontrolu. A tou je naše aplikace, která umí provést kontroly nejen pro DPH ale i kontrolní hlášení, daň z příjmů právnických a fyzických osob, souhrnné hlášení i další. Navíc, aplikaci je možné přizpůsobit a doplnit o další dokumenty.

Zaujala vás naše chytrá aplikace XML reader? Kontaktujte nás. Rádi i vám pomůžeme zefektivnit jinak náročné procesy.

Igor Ďatko, www.excel-na-miru.cz

Identifikujte nespolehlivé plátce DPH! Stačí vám jen pár sekund.

Nespolehlivý plátce daně z přidané hodnoty (DPH) představuje pro firmy jisté riziko. A to proto, že pokud od něj odebereme zboží či službu, ručíme za DPH, kterou má odvést finančnímu úřadu. Pokud jsme totiž plátci DPH, tak automaticky přebíráme riziko ručení za nezaplacenou DPH my (odběratelé).

Jak snížit riziko? Existuje několik možností, jak se můžeme chránit. Jednou z nich je ověřit si spolehlivost plátce na webových stránkách finanční zprávy. Pokud však máme dodavatelů více, tato činnost může zabrat hodiny práce. A právě proto vám přinášíme řešení, které vám s tímto problémem pomůže, a to maximálně efektivním způsobem…

Díky jednomu tlačítku dokážete zkontrolovat stovky i tisíce subjektů najednou. Stačí vám jen seznam DIČ vašich dodavatelů v excelovém souboru. Náš Excel na míru, respektive jedna z jeho aplikací, provede kontrolu bez nutnosti manuálního zadávání jednotlivých údajů. Celý proces trvá jen několik sekund či minut, přičemž výstupy jsou ty nejaktuálnější a správné. Výhodou je, že tento jednoduchý nástroj je možné implementovat i do již fungujících výkazů společnosti. Například: máte-li export dodavatelů ze SAP ve vašem formátu, dokážeme tento formát upravit dle potřeby a přidat aplikaci, která provede kontrolu a výstupy zapíše přímo k vašim datům. Jedná se o superefektivní řešení, které již ocenilo mnoho společností, jimž se díky ní podařilo včas identifikovat nespolehlivé plátce.

Následujte je a vyhněte se riziku. Zavolejte nám nebo napište a my vám rádi se vším poradíme a vše vysvětlíme.

Zkuste demo zdarma: http://excel-na-miru.cz/nespolehlivy-platce

Igor Ďatko, excel-na-miru.cz

Jak dobře vybrat firemní software? aneb Jak nenaletět a nekoupit “shelfware”?

Výběr softwaru je stále jakási nová, mnohdy tajemná oblast plná nejasností, které zákazník nedokáže správně rozklíčovat. Tomu potom odpovídá vysoké množství „shelfwares“, tedy softwarů, které jsou koupeny s velkými očekáváními a záměry, ale končí na zaprášených regálech (regál = angl. shelf). Jak tedy vybrat skutečně efektivní firemní software? To vám poradíme v tomto článku…

Technické specifikace a další ne/důležitá vodítka

Jistě, technické vlastnosti jsou důležité, ale nejsou zdaleka jediným kritériem při výběru software. Podívejte se na seznam faktorů, které je třeba zvážit, a vybírejte nejlépe, jak je možné.

1) Historie a zkušenosti dodavatele

Znáte společnost, která software prodává? Dokážete si o ní jednoduše vyhledat nejdůležitější informace? Právě spolehlivost dodavatele je jedním ze zásadních kritérií. Tito lidé totiž budou zacházet s vašimi (citlivými) daty. Zjistěte si, s jakými zákazníky v minulosti spolupracovali, jaké jsou jejich reference a  na základě zjištěného si položte otázku, zda jim můžete důvěřovat.

2) Jak ohodnotit cenu software?

Náklady

Na náklady je třeba nahlížet v širším úhlu pohledu, protože nízká cena na vstupu může snadno vést ke zvýšení dlouhodobých nákladů. Jistě se nezapomeňte zeptat, zde dodavatel dokáže zefektivnit vaše staré procesy, nebo pouze dodat „technické“ řešení.

Poměr cena/výkon

Analýza nákladů a přínosů dává smysl. Náklady je třeba srovnat s ROI (return of investment) neboli spočítat, kdy a jak se investice do software vrátí. Vybírejte ty dodavatele, kteří dokážou prezentovat návratnost investice na míru a do detailu.

Potřeby vs. cena

Další otázkou je, zda existuje překrývání funkce a potřeb. Mnoho funkcí se totiž nemusí týkat skutečných potřeb. Měli byste jasně definovat své potřeby a rozdělit funkce přinejmenším na nezbytné a nepotřebné. Rozsáhlejším schématem klasifikace funkcí je pak např. musí mít, měl by mít a může se hodit v budoucnu.

3) Jednoduchost použití / implementace

Osvojení a učící křivka jsou spojené s každým novým nákupem, stejně tak s pořízením software. Nový software je třeba integrovat se stávajícími systémy a procesy. V případě, že software je příliš robustní a složitý, může dojít ke komplikacím, kterým se snažte předejít tím, že s nimi dodavatele před nákupem seznámíte.

Snadnost použití

Software by měl mít intuitivní rozhraní a využití funkcí by mělo být do značné míry samozřejmé. Čím kratší je potřebný čas na učení nového uživatele, tím lépe. Váš nový software by měl umět bezproblémově komunikovat se stávajícími systémy. Například software pro spolupráci může používat některé funkce z aplikací Outlook, Excel atd.

Přijetí nového systému zaměstnanci

Studie z USA ukázaly, že 22 % zakoupených podnikových systémů (ERP) není nikdy použito. Není pochyb o tom, že tzv. „boxovaný software“ je výsledkem špatného nákupního rozhodnutí. Tyto studie jasně ukazují význam dobře promyšleného nákupu.

To byla základní kritéria, na která byste při výběru software rozhodně měli brát zřetel. Rozhodně to však neznamená, že tu nejsou žádná další, a že i přes veškeré snahy neuděláte ve výběru chybu.

Jednou z možných cest k ochraně proti “shelfware” a nejjistějším způsobem, jak neplatit, za něco, co nepotřebujete (a současně získat vše, co musíte mít), je nechat si vyrobit software zcela na míru.

Kontaktujte mne se svojí poptávkou, rád vám poradím s tím nejefektivnějším řešením přímo pro vás.

Igor Ďatko, aplikace-na-miru.cz

Objednávky pod kontrolou? Pokročilý sklad umí mnohem víc!

Spousta objednávek, zákazníků i peněz – to je to, co chcete. Efektivní systém, přehledná data a 100% přesné inventury – přesně to potřebujete. V následujícím článku vám ukážeme pár příkladů, jakým způsobem vám zajistíme vše v jednom…

Pokud máte sklady, jistě to znáte. V ideálním případě by měla být zákazníkovi celá zakázka dodána najednou. Ale možná jste i vy někdy zažili situaci (a dost možná je to váš denní chléb), kdy si zákazník objedná více zboží v několika objednávkách. Běžný systém není schopen přiřadit různé objednávky k jednotlivým objednatelům, a tak se stává, že je třeba jednomu zákazníkovi dodávat zboží na vícekrát. Současně to může činit problémy v inventurách, kdy se skladové zásoby nevykazují správně, případně zpožděně, zkrátka neefektivně. Jak tedy všechny tyto komplikace vyřešit? Není to nic komplikovaného, naopak!

Ideálním řešením je Excel na míru. Tzv. pokročilý sklad pomáhá držet skladové zásoby na správné úrovni, evidovat vyrobené kusy a přesně je zařazovat do jednotlivých objednávek. Například objedná-li si zákazník 25 kusů zboží a chce jej přijímat co nejdříve to je možné. Vy naskladníte  7 kusů a pošlete je zákazníkovi. Pokročilá skladová aplikace vám umožní jednoduše evidovat, že bylo odesláno  7 kusů z celkových 25 ze specifické zakaznické objednávky. V praxi to znamená, že pokud máte výrobků a objednávek  více, tedy jsou komplikovanější, totosoftwarové řešení vám udrží sklad pod kontrolou a ulehčí jakoukoliv inventuru. Díky tomu samozřejme máte přehled a držíte náklady skladových zásob na minimu.

Tato pokročilá (a současně snadnější) kontrola skladů od Excel na míru pomohla již mnoha firmám ušetřit náklady. Zkrátka, co běžné softwarové řešení nedokáže, my vymyslíme, a díky tomu i vám pomůžeme sestavit aplikaci  vašemu podnikání na míru.

Kontaktujte nás a nechte si vymyslet takové řešení, které vám skutečně ušetří čas, práci i peníze.

www.excel-na-miru.cz

sklad

Pozor, hlášení: Jak budete řešit povinné kontrolní hlášení vy?

Věděli jste, že od 1.1. 2016 vzniká plátcům daně z přidané hodnoty zákonná povinnost podávat kontrolní hlášení? A jste na to připraveni? Vyvarujte se zdlouhavé práci i nečekaným problémům – Excel na míru zařídí vše za vás!

Jako každé nové nařízení, i nutnost podávat kontrolní hlášení s sebou ponese jisté nevýhody a komplikace, které budou trvat minimálně do té doby, než si všichni „zvykneme“. I poté ale mohou přetrvávat potíže spojené s neefektivitou i zastaralými programy. Nebuďte v nejistotě ani v začátcích a mějte vše na jednom místě. Přečtěte si, jak je to snadné.

Mix databází výrazně komplikuje situaci

Odborníci v oblasti poukazují na fakt, že veškeré údaje (například přehledy vydaných a přijatých faktur) nemají všichni plátci DPH k dispozici v jedné databázi. Také kombinace různých dat a konsolidování daňových sazeb není softwarově jednoduchou záležitostí. Zákonodárce na tyto skutečnosti nebude brát ohled a již nyní je jisté, že v případě nesprávně podaného hlášení hrozí vysoké sankce. A proto, vzhledem k tomu, že je nutné vykazovat kontrolní hlášení v jistém předepsaném formátu, bude mnoho firem nuceno provést důkladnou rešerši svých systémů.

Pokud jste i vy či vaše firma plátcem DPH, připravte se na všechny změny efektivně a s vědomím, že všechna vaše data budete odevzdávat přesně tak, jak zákon požaduje.

Řešení ihned? Excel na míru!

Excel na míru nabízí spolehlivé řešení, které umožní podávat kontrolní hlášení zcela automaticky. Jedná se o přehledný excelový soubor, do kterého nahrajete informace z interního systému, překonvertujete do .xml struktury, a ta se jednoduše elektronicky odešle. Toto maximálně flexibilní řešení je vyrobeno na míru tak, aby jednoduše použilo výstupy z již existujících systémů. Například: Máte interní SAP systém vykazující informace ve specifickém formátu. Tento výkaz jednoduše zkopírujete do excelové šablony a po kliknutí tlačítka se vygeneruje potřebný soubor.

Snadnější to být nemůže, přesvědčte se sami. Zavolejte nám na číslo 731 914 738 nebo napište na info@excel-na-miru.cz.

Zaujal vás Excel na míru a chtěli byste jej využít i jinak? Máme zkušenosti s mnoha řešeními – navštivte www.excel-na-miru.cz a usnadněte si i další oblasti svého podnikání!

INTRANET ONE: 5 dobrých důvodů, proč vám usnadní podnikání

intro_bkg

Dnešní předimenzovaná doba si žádá nejen správná, ale také rychlá a celkově efektivní řešení. Přečtěte si, s čím vám může pomoci INTRANET ONE a podnikejte snadněji – se 100% funkčním zázemím!

  1. Už nikdy neztratíte žádný dokument.

Ukládání do složek v počítači není bezpečné ani efektivní. Nejenže se mohou “záhadně” ztratit, ale nemá k nim přístup žádný z kolegů. Používejte INTRANET ONE jako úložiště pro všechny důležité (i nedůležité) dokumenty a otevřete si je s přizvanými kolegy kdykoliv a odkukoliv.

  1. Získáte kontrolu nad veškerou prací.

Integrovaný systém docházky zaznamenává veškeré odpracované hodiny vašich zaměstnanců, ale i dovolené. Jednoduše si vyjeďte statistiky, které potřebujete a mějte kontrolu nad vykonanou prací.

  1. Plánování se stane hračkou.

Projekty vaší firmy jsou to, co vám vydělává peníze. Dejte si záležet na plánování a dodržování termínů – i s tím vám INTRANET ONE pomůže.

  1. Začnete efektivně měřit a vyhodnocovat – získáte důvěru klientů.

Potřebná data lze snadno zobrazit v přehledných grafech a tabulkách. Reporty tak budou výrazně efektivnější, rychlejší a dostupnější. To potěší nejen vás, ale i vaše klienty, kteří trvají na dokonalém zpracování.

  1. Vyznáte se v něm vy i vaši zaměstnanci.

Už žádné výmluvy, že někdo něčemu nerozumí. INTRANET ONE je vyvinut s maximálním důrazem nejen na efektivitu práce, ale zejména na uživatelskou “pohodlnost”. Snadno se s ním naučíte vy i všichni kolegové.

Zaujalo vás digitální pracoviště INTRANET ONE? Poznejte ještě více jeho výhod a zjistěte, jak jej integrovat i do vaší firmy!

Podívejte se na: http://www.intranet-one.cz

Pokud nevíte kde jste, mapa Vám nepomůže

Známe je všichni – jsou nevyhnutelné a často nám dokážou pořádně zkomplikovat práci.  Řeč je o obchodních procesech, neboli jisté sérii akcí, které provádíme za účelem dosažení kýženého výsledku. Zhotovení produktu, úhrada fakturu nebo například kvalitní a komplexní servis zákazníkovi se bez precizního vedení neobejdou. Již v 18. století popsal ekonom Adam Smith obchodní procesy v rámci studia výrobních procesů, které používal ve své továrně. Efektivního řešení dosáhl ve chvíli, když začal vyvíjet myšlenku dělby práce. Maximální efektivita  na sebe nedala dlouho čekat – tou se stalo rozdělení dílčích činností mezi specializované pracovníky…

„Je vždy dobré vědět, kde jste.“

Optimalizací jednotlivých činností a předáním kompetencí správným osobám můžete zefektivnit i svoji práci, ať už děláte prakticky cokoliv. Pořadí kroků v procesu může být často zobrazeno jako jednoduchý vývojový diagram, neboli mapa, díky které přesně víte, v jaké fázi se proces nachází. Není náhodou, že úspěšní ředitelé často poukazují na důležitý fakt, že „je vždy dobré vědět, kde jste“. Výsledkem a odměnou za optimalizaci pracovních činností vám bude zlepšování vnitropodnikových procesů, založených na mnoha malých evolučních krocích. Tyto malé krůčky mohou vést při troše trpělivosti k velkým skokům, případně až  ke zcela zásadním a revolučním inovacím. A tak není divu, že se tento postup uplatňuje v mnoha odvětvích, zejména při hodnocení správy IT služeb včetně vývoje podnikových systémů.

Najdete se v 5 úrovních zralosti?

Známe 5 úrovní zralosti vnitropodnikových procesů, skrze které řídí organizace či pracovní tým své pracovní úkoly:

  • v první úrovni, se práce provádí chaoticky a špatně definovaným způsobem;
  • ve druhé úrovni jsou procesy již zavedeny a dodržovány s určitou disciplínou a předchozí úspěchy můžou být opakovány;
  • ve třetí úrovni jsou procesy plně definovány, standardizovány a aktivně prováděny;
  • ve čtvrté úrovni jsou řízeny a monitorovány
  • a v páté úrovni procházejí pravidelným zlepšováním prostřednictvím sledování a zpětné vazby.

Umíte definovat, na jaké úrovni jsou procesy ve vaší organizaci? Jsou efektivní?

Za aplikace-na-miru. Igor Ďatko

www.aplikace-na-miru.cz

Máme ho! Registrační systém s nulovou administrací

Možná jste to už zažili nebo zkrátka tušíte, že se jedná o pořádný kus práce. Řeč je o organizování a plánování akcí, jejichž počet návštěvníků se šplhá do desítek i stovek. Každý takový event vyžaduje 100% připravenost organizátorů, která hraje svoji významnou roli už při samotné registraci.

O hodinu méně práce? Klidně i o desítky

A právě registrace je to, na co se jsme se při vývoji nového sytému zaměřili. Doposud byl běžný postup komplikovaný a časově náročný. Pokud jste někdy sami sbírali informace z registračních formulářů, zřejmě jste postupovali jako 99% ostatních administrátorů: data o přihlášených uživatelích jste analyzovali ručně, kousek po kousku. Co kdybychom vám však řekli, že vaše několikahodinová práce má nyní alternativu v podobě jednoho kliku… ?

Systém, který nikdy nespí

Vytvořili jsme unikátní a velmi efektivní program, který veškeré informace sbírá za vás. Kdykoli vám účastník plánované akce vyplní registrační formulář, tento systém všechna data zaeviduje a roztřídí podle vašich představ. Jakmile skončí registrační období, jedním klikem stáhnete excelový soubor se všemi údaji o všech  přihlášených návštěvnících.

Nulová administrace znamená… bez práce!

Jak to celé funguje? Potenciálním účastníkům pošlete URL adresu, na které mohou vyplnit registrační formulář k pořádané akci. Veškerá data uvedená v těchto formulářích pak náš systém rozřídí a zpracuje do přehledného výstupu v podobě jednoho dokumentu. Vše, co potřebujete vědět, tak získáte ihned a vaše administrativní práce se sběrem informací bude skutečně nulová.

Kontaktujte nás, ušetřete si práci a zefektivněte svůj čas. Rádi vám se vším poradíme nebo zašleme cenovou kalkulaci.

Co je to intranet?

Všichni ten termín známe, říkáme si, že to bude něco jako vnitřní internet. Ale slouží intranet opravdu jen jako informační síť pro uzavřený okruh?

Nebo s dá využít i jinak?

Ano, určitě můžeme říct, že intranet je interní webový systém, který nabízí z jednoho místa přístup k firemním informacím. Je to síť privátní, tedy zabezpečená, nemá k ní přístup nikdo zvenčí. Kvalitní intranet by měl umět různé úrovně přístupu.

social-intranet1První intranetové stránky a domovské stránky se začaly objevovat v organizacích v letech 1996–1997. Ačkoliv to není oficiálně známé, termín Intranet se začal objevovat už kolem roku 1992 na univerzitách.

Technologie intranetu

Používá se stejná infrastruktura jako na internetu. TCP/IP jako komunikační protokol, internetové služby (webové servery) a webové prohlížeče jako univerzální přístupový prostředek.

Intranet je nezávislý na internetu. To znamená, že pokud si firma nebo třeba jen soukromá osoba bude chtít zprovoznit vlastní intranet, nepotřebuje mít přístup k internetu.

V podstatě jedinou podmínkou je propojit počítače do sítě, a nainstalovat na některý z počítačů servery. Nejlépe je ovšem jeden počítač jako server vyčlenit, hlavně ve větších sítích a pouze na něm provozovat servery Základem je tzv. webový server. Ten umožní provozovat vnitřní intranetové stránky přes prohlížeč. Tyto stránky jsou pak uloženy nejčastěji na tomto počítači a slouží třeba jako zdroj informací pro celou firmu.

Ale, to není zdaleka všechno!

Co tedy intranet může umět?

  • Telefonní seznam – nástroj pro rychlé vyhledávání dle kritérií, je možné jej například napojit na databázi telefonní ústředny
  • Evidence firemních vozidel a jejich rezervace.
  • Rezervace prostředků – dovoluje rezervovat zasedací místnosti, projektory atd..
  • Evidence docházky
  • Schvalování dovolených – aplikace pro zadávání a schvalování dovolených.
  • Knowledge base – znalostní databáze článků
  • Sdílený kalendář – aplikace pro plánování úkolů a schůzek.
  • Databáze knihovny, časopisů a jiných médii.
  • Publikaci vnitropodnikových směrnic
  • Vnitropodnikový věstník
  • Popis všeobecných postupů a organizační struktury
  • Vnitropodniková komunikace a workflow
  • Školení nových zaměstnanců, včetně testů
  • Vnitropodnikové diskuse

Příkladem intranetu může být například Intranet One, který poskytujeme v Aplikacích na míru.

 

 

 

Uvažujete o školení v Excelu pro sebe, nebo svoje zaměstnance?

Excel-ManJe dobře si ujasnit, co od školení chcete. Položte si proto na začátek několik otázek.

Jak často využíváte Excel?

Je to každý den, nebo spíš jednou týdně, obden, jednou za měsíc? Pokud jednou měsíčně, určitě se vám vyplatí najmout si brigádníka, nebo si nechat tabulku zpracovat od odborníka.

Jakým způsobem Excel využíváte?

Pokud jde jen o ruční doplňování dat a víte, že pokročilejší funkce nebudete využívat, postrádá školení smysl. Navíc, to co nevyužíváte, se rychle zapomíná.

Pokud ovšem víte, že budete od svých zaměstnanců chtít víc, pak není co řešit.

Víte, co všechno Excel umí?

Už v článku „Je Excel pouze obří kalkulačka?“ jsme nastínili, jak chytrý je to program. Pokud budou vaši zaměstnanci, nebo vy sami kvalitně zaškoleni, pak se rychlost práce může zvýšit o 30 – 60%. Většina lidí jen nevěřícně kroutí hlavou nad tím, co všechno lze zautomatizovat.

Chcete automatizovat?

Představte si situaci, kdy jeden pracovník ručně vytváří grafy. Nastavíte vzorec a tyto grafy mohou tvořit VBA (Visual Basic for Applications, které umí vytvářet makra). Vývoj aplikace zabere kolem měsíce, pracovník se zasvětí do toho, jak zadávat data a ušetří se hodiny práce.

Co takhle, aby se objednávka spárovala s fakturou? Automaticky načetl výpis z banky? Tohle vše je v Excelu možné. Váš školitel by měl být schopen nastavit a vyvinout i takovéto vzorce.

Jaký chcete typ školení?

  • Prezentace Excelu– co Excel umí a dokáže, jakési seznámení se s jeho funkcemi
  • Školení dle osnovy– podle dané osnovy lektor projde problematiku a vysvětlí na praktických příkladech
  • Školení na míru– bude připraveno přesně podle vašich potřeb
  • Konzultace, koučing– řeší se konkrétní práce a problémy se kterými se uživatel potýká, nebo se nastaví vzorce a automatizace některých procesů – naše nejoblíbenější, protože šetří peníze i čas klienta a jde přímo k věci.

Kde školit?

My v Excelu na míru doporučujeme školení přímo ve firmě – výhodou je, že pracovníci nemusí nikam jezdit, neztrácejí tedy čas, mají po ruce dokumenty, které používají, a mohou se s lektorem přímo pobavit nad skutečným problémem.

Máte rozmyšleno? Víte, koho, v čem a jak dlouho chcete školit? Výborně.

Přejeme, abyste si vybrali tu správnou firmu. A pokud byste se chtěli zeptat na školení nás, tady je telefonní číslo: 731 914 738, nebo napište info@excel-na-miru.cz (a jestli telefon hned nezvedáme, nebojte se, ozveme se zpět – asi jsme u někoho na školení :-)